Система электронного документооборота iTs-Office позволяет организациям любого масштаба и специфики деятельности перейти на качественно новый уровень управления.
Управление внешней корреспонденцией:
- единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;
- налаженная коллективная работа отделов документационного обеспечения без привязки к физическому месту их нахождения;
- информация доступна из любой географической точки;
- пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями;
- упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
- быстрый доступ к истории создания и обработки документа;
- мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение;
- автоматизированный контроль исполнения документов;
- простое управление большими архивами информации;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- повышение производительности сотрудников, участвующих в процессах создания, обработки и хранения документов.
Управление внутренней организационно-распорядительной документацией:
- централизованное хранение распорядительных и других внутренних документов;
- ускорение управленческого документопотока организации;
- прозрачное управление бизнес-процессами в организации;
- налаженная коллективная работа персонала;
- информация доступна из любой географической точки;
- пользователи видят и могут работать только с теми документами, к которым у них есть доступ;
- упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
- рассылка документов на согласование, ознакомление, рассмотрение, исполнение;
- автоматический контроль исполнения документов;
- организация классификации внутренних документов по заданным признакам;
- создание и применение шаблонов типовых документов организации;
- формирование печатных форм с атрибутами документа и вставкой факсимильных подписей сотрудников;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- возможность получить исчерпывающую информацию обо всех действиях с документом.
Контроль исполнительской дисциплины:
- контроль качества и своевременности выполнения решений;
- повышение уровня исполнительской дисциплины;
- прозрачное управление организацией;
- напоминание о текущих и просроченных поручениях;
- автоматизированный контроль сроков;
- формирование статистики по выполнению поручений и отработке документов;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- система напоминаний и оповещений.
Учет и контроль обращений граждан:
- централизованное хранение информации по всем обращениям в адрес государственного учреждения либо организации;
- единое информационное пространство для коллективной работы;
- оперативный и разграниченный доступ к документам;
- повышение уровня исполнительской дисциплины в организации;
- прозрачность процесса обработки обращений граждан;
- повышение качества предоставления услуг гражданам;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- соблюдение всех норм и сроков, регламентированных законодательством Украины.
Управление корпоративными знаниями:
- быстрый ввод новых сотрудников в курс дела;
- объединение знаний отдельных подразделений и сотрудников;
- интенсификация процесса генерации новых идей;
- накапливание знаний и распространение их по всей организации;
- фиксация знаний ценных сотрудников;
- исключение потери важной информации;
- быстрое выделение релевантной информации;
- поддержка актуальности информации;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- систематизация и углубленность накопленного опыта.
Управление договорами:
- единое информационное пространство для коллективной работы с договорами организации;
- доступ к информации без привязки к физическому месту нахождения;
- сотрудники видят и могут работать только с теми документами, к которым имеют доступ;
- договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;
- получение целостной картины о договорной деятельности организации;
- доступ к истории создания и обработки договоров;
- упрощение рутинных процессов обработки типовых договоров;
- повышение производительности персонала, вовлеченного в процессы создания, обработки и хранения договоров организации;
- быстрое согласование проектов договоров;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- эффективное управления обязательствами организации: контроль и планирование.
Управление совещаниями:
- единое информационное пространство для подготовки и проведения совещаний;
- прозрачный процесс принятия решений;
- мгновенная доставка резолюции на места ответственным исполнителям и контролерам;
- эффективный контроль выполнения принятых решений и сроков их выполнения;
- централизованное хранение информации по всем совещаниям в организации;
- анализ причин появления различных управленческих решений, в том числе и решений руководителей среднего звена;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах.
Управление проектами:
- формирование проектов любой сложности;
- создание портфелей проектов;
- создание этапов проекта;
- возможность связывания проектов между собой;
- возможность сортировки, поиска и отображения информации в удобных разрезах;
- просмотр истории работы над проектом.
Кроме того, для эффективного управления потоками работ и специфическими документо-ориентированными бизнес-процессами система электронного
документооборота iTs-Office имеет специализированный инструментарий – модуль WorkFlow, который позволяет организовать коллективную работу в рамках строго
регламентированного рабочего процесса.
Демонстрационные ролики