Существуют документы, которые нельзя отнести ни к внешней корреспонденции, ни к внутренним организационным документам, ни к финансовой документации, но
все же они ежедневно участвуют в общем документопотоке организации любой сферы деятельности. Речь идет о нормативных, информационно-справочных,
законодательных, регламентных, сертификационных и других документах, которые можно объединить одним словом «Знания организации».
Эта информация обычно плохо структурирована, так как хранится на локальных компьютерах сотрудников, и воспользоваться этими данными не получается по следующим причинам:
- сотрудники не знают о том, что есть такой документ;
- нет возможности отслеживать актуальность и версионность документов;
- сотрудники не имеют доступа к локальному компьютеру пользователя.
В системе электронного документооборота iTs-Office для обработки и хранения плохо структурированных данных существует модуль «Знания организации».
Принцип работы модуля заключен в централизованном хранении всей нормативной и справочной документации с возможностью четко структурировать и гибко сортировать
документы в том виде, в котором необходимо пользователю. Гибкая сортировка позволяет сотрудникам организации проще ориентироваться в больших объемах
информации.
Применение модуля «Знания организации» позволяет организовать коллективную работу сотрудников организации в едином информационном пространстве без привязки
к их географическому месту нахождения.
Немаловажной особенностью модуля является поддержка актуальности информации. При создании карточки документа указывается срок его актуальности. При наступлении
предельной даты срока актуальности документа, система электронного документооборота iTs-Office автоматически уведомляет ответственного по документу
о том, что нужно проверить актуальность устаревшего документа.
Модуль «Знания организации» тесно интегрирован в систему электронного документооборота iTs-Office. Это позволяет использовать все основные механизмы
обработки документов в СЭД. Например, на основании документа из модуля «Знания организации» можно создать поручение или уведомить заинтересованных в
обновленном документе сотрудников.
Возможность связи нормативных, справочных и других документов с документами, например, организационно-распорядительно типа, или с документами внешней
корреспонденции позволяет выстроить логическую цепочку истории появления документов в организации.
Демонстрационные ролики