Внедрение корпоративной системы электронного документооборота дает организациям экономический эффект, который можно разделить на две составляющие – количественную и качественную.
Количественная составляющая экономической эффективности связана с сокращением затрат. Экономический эффект, приходящийся на одну гривну инвестиций в создание системы электронного документооборота организации на базе СЭД iTs-Office, выражается в следующих показателях:
- экономия средств за счет сокращения бумаги и других расходов на канцелярию и расходные материалы;
- экономия средств за счет формализации бизнес процессов и сокращения времени на обработку документов.
Конечно, экономия средств на расходных материалах - не самая важная цель внедрения промышленной системы электронного документооборота, хотя в некоторых организациях этот показатель достигает внушительных сумм.
Экономия средств фонда оплаты труда за счет повышения производительности работы сотрудников организации, сокращения времени на обработку документов заслуживает внимания руководителя.
В организациях с большим объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны. Оказывается, что даже небольшое увеличение скорости распространения информации дает весьма ощутимый результат.
С помощью СЭД iTs-Office можно уменьшить время передачи документов практически до нуля. За счет применения типовых шаблонов значительно сокращается и время подготовки документов. Доступ к необходимой информации и/или ее поиск также становятся более быстрыми и простыми. Поскольку процедуры перемещения и обработки документов в СЭД iTs-Office хорошо формализованы, то уменьшается также время, необходимое для осмысления полученного документа и принятия определенного решения.
В качестве отправных цифр можно воспользоваться данными Siemens Business Services:
- 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;
- секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами;
- у руководителя на нее уходит до 45% рабочего дня;
- 6% документов безвозвратно теряются;
- на согласование документов тратится 60-70% рабочего времени;
- каждый внутренний документ копируется до 20 раз.
В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются.
Формула для расчета финансовых потерь предприятия
Р = N * T * Z , где
Р – потери;
N - число сотрудников организации;
Т – доля времени затрачиваемого на рутинные операции с документами;
Z – средняя зарплата в месяц.
Предположим что в документо-ориентированных процессах задействовано 100 сотрудников. Их средняя заработная плата в месяц составляет 2 000 гривен. Опираясь на выше приведенную статистическую информацию, можно сделать вывод, что на работу с документами сотрудники организации тратят 20% рабочего времени (это объективный минимум).
Временные затраты организации на создание, обработку и поиск документов:
Потери = 100 чел. * 2000 гривен * 20% = 40 000 гривен в месяц.
480 000 гривен в год.
При этом качество, своевременность и контроль обработки документов оставляет желать лучшего.
С внедрением системы электронного документооборота iTs-Office у руководства предприятия появляется возможность рационально сэкономить и направить высвобожденные из валовых затрат средства в развитие предприятия.
Переход к работе с электронными документами по оценке Nortan Nolan Institute:
- рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%;
- сокращается время обработки одного документа на 75%;
- уменьшение расходов для хранения документов составляет до 80%.
Внедрение СЭД iTs-Office дает организации следующие стратегические преимущества:
- появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
- повышение безопасности информации;
- повышение сохранности документов и удобства их хранения;
- улучшение контроля за исполнением документов.
Результат
Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.
После внедрения СЭД iTs-Office руководство организации получает эффективный инструмент управления и контроля, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.
Прайс-лист
Акции и специальные предложения