В соответствии с положением программы экономических реформ 2010-2014 годов «Богатое общество, конкурентная экономика, эффективная власть» Кабинетом
министров Украины была утверждена концепция развития электронного правительства в Украине.
Целью концепции является создание условий для достижения европейских стандартов качества услуг, открытости и прозрачности деятельности органов государственной
власти и органов местного самоуправления средствами современных информационных технологий.
Одним из ключевых элементов электронного правительства является электронный документооборот.
Возможности системы электронного документооборота iTs-Office позволяют
обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов
государственного управления и предоставляемых ими услугах, а также эффективно
решать такие задачи как:
- повышение уровня исполнительской дисциплины в органах государственного управления;
- обеспечение оперативности (соблюдения установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;
- ускорение взаимодействия с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах.
Выгоды использования системы электронного документооборота iTs-Office органами государственного управления:
- все документы хранятся в одном месте, создается единое информационное пространство для работы с документами без привязки к географической удаленности организаций и их подразделений;
- документы никогда не теряются;
- быстрый поиск документов в электронном архиве;
- быстрый поиск бумажных документов – в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
- контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами;
- работать с электронным документом могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
- согласование документов и принятие решений по ним занимает в десятки раз меньше времени, в отличии от работы с бумажными носителями;
- возможность фиксирования рецензий пользователей и доступа к ним для анализа истории согласования документов;
- легко управлять всеми версиями документа (возможность ведения электронного журнала версий проекта документа);
- эффективный контроль и анализ исполнительской дисциплины в органах государственного управления;
- руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов;
- экономятся время и ресурсы на взаимодействие сотрудников внутри организации за счет автоматизации процессов обработки внутренних документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;
- упрощается работа с обращениями граждан в адрес государства;
- предоставление услуг государственными служащими осуществляется по утвержденному регламенту, который настраивается в СЭД iTs-Office и гарантирует надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
- снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых услуг органами государственного управления;
- быстрое формирование аналитической и статистической информации любой сложности;
- оперативный межведомственный обмен документами;
- снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между различными органами государственного управления;
- возможность защищенного обмена электронными документами с вышестоящими органами, ведомствами и другими контрагентами с применением электронной цифровой подписи;
- наличие инструментов мониторинга сроков предоставления иными организациями данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления государственных услуг.
Компания «ИНТЕРСОФТ» обладает богатым опытом автоматизации документооборота органов власти. В рамках программы информатизации Донецкой области в период с
2005 по 2010 год компания «ИНТЕРСОФТ» реализовала проект по созданию единой автоматизированной системы электронного документооборота Донецкой области.
Объектами автоматизации в рамках проекта создания автоматизированной системы электронного документооборота явились административные структурные подразделения
и организации, которые непосредственно задействованы в процессах документооборота между исполнительными органами власти и органами местного
самоуправления Донецкой области (75 организаций).
Объединение областных и территориальных органов исполнительной власти, органов
местного самоуправления в рамках единой системы электронного документооборота
позволило оперативно проводить в жизнь решения высших органов власти, повысило
процент исполнения контрольных документов, а также предоставило возможность
оперативно получать отчетную информацию для контролирующих органов.
Демонстрационные ролики