Система электронного документооборота iTs-Offiсe - это полноценная система управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением.

Система построена на платформе IBM Lotus Notes/Domino и предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота. СЭД iTs-Offiсe охватывает все процессы создания, обработки, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства и коллективной работы. Разработчик - компания "ИНТЕРСОФТ" (Украина, Донецк).

Основное назначение системы электронного документооборота iTs-Offiсe – повышение эффективности управления предприятием любой сферы деятельности за счет четкого структурирования документоориентированных бизнес процессов, повышения контроля за исполнительской дисциплиной на предприятии, а также за счет построения единой картины о ходе создания, коллективной обработки, движения и хранения документов, участвующих в управлении предприятием.

Система электронного документооборота iTs-Offiсe позволяет экономить средства и ресурсы, увеличивая скорость управленческого документооборота, что отражается на эффективности деятельности предприятия в целом.

СЭД iTs-Offiсe обладает широкими возможностями настройки под специфику заказчика, что позволяет автоматизировать все основные стороны неструктурированного документооборота предприятий любых сфер деятельности.

Возможность использования встроенных средств разработки IBM Lotus Notes/Domino позволяет производить доработку системы электронного документооборота iTs-Offiсe , а также выполнять разработку новых специализированных подсистем и модулей.

Система электронного документооборота iTs-Offiсe позволяет улучшить эффективность следующих бизнес задач:


Управление внешней корреспонденцией (делопроизводство)

• Четкое выделение внешнего документооборота предприятия (переписка с клиентами, партнерами, другими контрагентами) из общего массива документопотоков организации.
• Единый электронный журнал регистрации, что облегчает поиск необходимого документа и истории его движения.
• Согласованная работа нескольких служб делопроизводства (канцелярии), с возможностью поддержки территориально - распределенной организационной структуры предприятия.
• Автоматическая регистрация входящих и исходящих документов с использованием типовых шаблонов и справочников, согласно правил ведения делопроизводства на предприятии.
• Автоматическое присвоение уникальных регистрационных номеров документам, согласно нормам делопроизводства, установленных в организации.
• Единая электронная база регистрационных нумераторов и правил ведения административного делопроизводства в организации, позволяющих исключить дублирование документов.
• Подготовка проектов резолюций руководства доверенными лицами, наложение резолюций и постановка на контроль исполнения документов.
• Автоматическая рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение.
• Оперативное уведомление всех участников документооборота предприятия о наступающих событиях, задачах, регламентированных документами, с поддержкой контроля отклика участников.
• Организация связей между документами, позволяющих оперативно отследить эволюцию вопроса, документа.
• Автоматические механизмы оперативной аналитики и отчетности по документообороту предприятия, позволяющие в разы сократить время на выполнение каждого процесса.

• Четкое структурирование организационно-распорядительных документов, посредством которых происходит управление предприятием.
• Классификация документов по категориям, типам и видам, с возможностью гибкой настройки, согласно принятых норм делопроизводства на предприятии.
• Использование шаблонов типовых документов внутреннего организационно-распорядительного документооборота предприятия.
• Согласование проектов документов в электронном виде, с возможностью использования шифрования и применения электронной цифровой подписи.
• Конфиденциальность организационно-распорядительного документооборота предприятия.
• Поддержка версионности документов.
• Гибкие маршруты согласования внутренних документов, учитывая функциональную структуру предприятия (субординация).
• Использование шаблонов маршрутов согласования типовых документов.
• Оперативное уведомление сотрудников о задачах, регламентированных документами и документооборотом предприятия.
• Единый электронный журнал регистрации внутренней организационно-распорядительной документации.
• Согласованная работа нескольких отделов делопроизводства, канцелярий, с возможностью работы в территориально-распространенной среде.
• Автоматическая регистрация всех внутренних документов, согласно нормативов ведения делопроизводства на предприятии.
• Использование уникальных регистрационных номеров, что позволяет избежать дублирования документов, а также ускорить в разы поиск необходимого документа.
• Гибкость настройки нумераторов, согласно правил регистрации и хранения внутренних документов на предприятии.
• Возможность резервирования регистрационных номеров для конкретных типов и номенклатур документов.
• Формирование печатных форм с атрибутами документа и вставкой факсимильных подписей сотрудников.
• Гибкий механизм поиска документов и отображения истории работы с ними.
• Поддержка контрольных дат исполнения организационно-распорядительного документооборота.
• Оперативное построение отчетности по делопроизводству и документообороту предприятия.

• Организации единого электронного архива всех поручений, заданий и распоряжений руководства, как на основании документов, так и без основания, в одном месте.
• Мониторинга текущего состояния выполнения поручений.
• Контроля своевременности выполнения поручений руководства.
• Удобных и эффективных механизмов оперативной аналитики исполнительской дисциплины на предприятии.
• Использования механизмов оперативного оповещения всей участников процесса – исполнителей, соисполнителей, контролеров, распорядителей.
• Построение цепочки связанных поручений, как по документам, так и поручений без основания.

• Автоматизация процесса накопления и коллективного использования профессионального опыта предприятия.
• Оперативный ввод новых сотрудников в курс дела, нормативная документация, регламенты.
• Интенсификация процесса выработки новых идей, их фиксация как корпоративных знаний и использование в перспективе.
• Фиксация знаний ценных сотрудников предприятия.
• Исключение потери важного корпоративного опыта.
• Поддержка актуальности информации, с использованием системы оперативного уведомления ответственных о завершении сроков актуальности документов.
• Быстрое выделение релевантной информации.

• Ведение единого электронного реестра всех юридических документов, договоров на предприятии.
• Согласование проектов договорных документов, с использованием гибко настраиваемых маршрутов договорного документооборота.
• Использование шаблонов движения типовых договорных документов в процессе согласования.
• Поддержка версионности договоров.
• Фиксация рецензий, с последующим отображением истории согласования того или иного документа.
• Формирование листа согласования документа, с использованием фирменного бланка предприятия.
• Автоматическая регистрация договоров, с использованием уникальных регистрационных номеров, согласно правил юридического делопроизводства на предприятии.
• Надежное хранение всех договорных документов, в соответствии с правами доступа, на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.
• Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа.

• Консолидации в одном месте всех документов, хранящихся в системе электронного документооборота, которые привязаны к конкретному проекту.
• Просмотр истории работы над конкретным проектом.
• Построение прозрачной структуры всех проектов на предприятии, с возможностью разграничения доступа к информации.

• Автоматическая рассылка приглашений участникам совещания, с фиксацией отклика последних.
• Постановка задач на подготовку докладов согласно принятой повестке дня.
• Фиксация результатов совещания с последующим формированием протокола на фирменном бланке предприятия.
• Оперативная доставка на места решений руководства посредством системы уведомлений пользователей.
• Контроль и анализ исполнительской дисциплины по принятым решениям руководства.

• Регистрация и создание единого хранилища обращений граждан (потребителей) к предприятию (организации).
• Структурированное хранение, с учетом всех повторных и последующих обращений.
• Возможность фиксации сопутствующих документов – дубликатов, запросов, ответов на запросы.
• Мониторинг текущего состояния выполнения принятых по обращениям решений.
• Контроль своевременности выполнения решений по обращениям.
• Удобный и эффективный механизм оперативной аналитики по решениям, требующим дополнительного контроля.
• Возможность вывода на печать контрольно-регистрационных карточек обращений и резолюций по документам в форматах, соответствующих законодательству.

• Регистрации планируемых контактов и всевозможных мероприятий.
• Привязки информации к конкретному клиенту, с последующим построением цепочки состоявшихся контактов, что позволяет оперативно проанализировать историю взаимодействия сотрудников с потенциальными клиентами предприятия.
• Оповещения сотрудников по предстоящим событиям.
• Контроля взаимодействия ваших сотрудников с клиентами.
  
  

© 1999-2010 ИНТЕРСОФТ. Все права защищены.